Veröffentlicht - 2023

TRISYS: Fokus auf Optimierung bei Bosch Car Service Viborg

Corp news

Mit 24 Mitarbeitern in der Werkstatt und ebenso vielen Hebebühnen steht bei Bosch Car Service Viborg die Optimierung der Arbeitsabläufe im Vordergrund. Die Werkstatt gehört zu Agilease A/S - einer Leasinggesellschaft, die sowohl Privat- als auch Geschäftskunden attraktive Autos zur Verfügung stellt.

An einem heißen Sommertag erklärten sich Werkmeister Lasse Kronborg und CFO Stefan Mørn Mikkelsen bereit, über die Gründe für die Entscheidung und ihre Erfahrungen mit der Einführung und dem Betrieb von TRISYS als Werkstattmanagementsystem zu sprechen.

Hintergrund für die Wahl von TRISYS
Sowohl für Lasse Kronborg als auch für Stefan Mørn Mikkelsen war es wichtig, ein System zu finden, das sich kurz- und langfristig relativ einfach an ihr Unternehmen und ihre Anforderungen anpassen lässt. "Bei TRISYS haben wir sofort gemerkt, dass das System von Profis entwickelt wird, die unsere Welt verstehen. Mit all den Optionen, die das System im Standardpaket bietet, konnten wir die meisten unserer Wünsche erfüllen - und so die Anzahl der Anpassungen minimieren. Leasingverträge beinhalten oft auch Serviceverträge, und hier benötigten wir eine stärkere Integration mit dem Leasingteil", sagt Stefan Mørn Mikkelsen. "Ich habe die Dokumentation aller über 300 kleinen und großen Erweiterungen oder Änderungen, die seit 2018 am Trisys-System vorgenommen wurden, gelesen - und sie zeigt deutlich die Flexibilität, das Engagement und den Willen, sich ständig an die Bedürfnisse der Werkstätten anzupassen", ergänzt Lasse Kronborg.
         
Agilease Viborg biler
Agilease bietet attraktive Autos für Privat- und Geschäftskunden

Die Werkstatt
In der Werkstatt sind insgesamt 24 Personen beschäftigt - 15 Mechaniker, 4 Angestellte, 2 Fahrer und 3 Reinigungskräfte. Die Werkstatt verfügt über 24 Hebebühnen, 35 Mietautos und ein Reifenhotel. Der Kundenmix ist untypisch, da der größte Kunde der Werkstatt der Eigentümer Agilease ist, der etwa 80 % der Kapazität auslastet

Bosch Car Service Viborg værksted 2
Bosch Car Service Viborg verfügt über 24 Hebebühnen und alle modernen Geräte 

Die Lösung
TRISYS enthält eine Reihe von Standard- und Zusatzmodulen. Bei Bosch Car Service Viborg sind drei Zusatzmodule im Einsatz - technischer Support, Reifenhotel und demnächst Online-Buchung. Neben dem Zugang von Lasse Kronborg zum System gibt es 4 PCs in der Zulassungsabteilung, 8 PCs in der Werkstatt und ein Tablet für die Pausenerfassung. Im ERP-Bereich wird die Integration des Systems in e-conomic von VISMA genutzt. Das System ist Cloud-basiert und wird auf Amazon-Servern mit automatischem Backup gehostet.

Implementierung
Die Datenübernahme in TRISYS erfolgt über das Datenimportmodul des Systems und ist Teil der Lieferung. "Alle Daten, die wir aus unserem vorherigen System übertragen wollten, wurden übertragen, als wir das System in Betrieb nahmen. Es ist ziemlich überwältigend mit all den Möglichkeiten, die wir mit Trisys haben - und da es wichtig ist, alle mit ins Boot zu holen, haben wir einen schrittweisen Ansatz für die Implementierung des Systems gewählt. Wir haben mit den Grundlagen begonnen und dann, als wir so weit waren, zusätzliche Funktionen genutzt", sagt Lasse Kronborg

Täglicher Betrieb
Der Kalender, das Herzstück von TRISYS/GPLAN, gibt Lasse Kronborg, dem Empfang und der Werkstatt einen Überblick über die Aufgaben des Tages und der Woche. Bei der großen Anzahl von Mitarbeitern und Ressourcen war es notwendig, die Möglichkeit der Einrichtung von Gruppenkalendern zu nutzen, um nicht zu viele Informationen in einer Übersicht zu haben. So haben der Empfang und die Werkstatt jeweils einen eigenen Kalender.
   
Bosch Car Service Viborg indskrivning
Die vier Mitarbeiter des Empfangs bei Bosch Car Service Viborg haben einen eigenen Gruppenkalender, der auf ihre Arbeitsaufgaben zugeschnitten ist

"Wir sind sehr zufrieden mit der Schnellsuchfunktion im Kalender. Hier können wir nach all den Informationen suchen, die in der Kalenderübersicht sichtbar sind. Das kann das Nummernschild, die Automarke und das Modell sein, aber auch die Informationen, die wir unter der erweiterten Informationsanzeige definiert haben - in unserem Fall sind das die Reifeneinlagerungsposition und die Fahrgestellnummer. Wir kennzeichnen zum Beispiel alle Reifenwechsel, wenn wir die Arbeitskarte erstellen, so dass wir leicht alle Reifenwechsel für einen Tag suchen können”.

1.000 Radsätze im Reifenhotel von Bosch Car Service Viborg werden mit dem TRISYS Reifenmodul verwaltet. In der Werkstatt ist ein Reifenscanning-System von Hunter installiert, für das Lasse Kronborg eine Integration entwickeln lassen möchte. In TRISYS gibt es bereits eine Integration mit dem Reifenscanning-System von T-SCAN
         
Bosch Car Service Viborg dækhotel

Bosch Car Service Viborg dækscanner
Das Reifenhotel von Bosch Car Service Viborg bietet Platz für 1000 Radsätze und die Werkstatt verfügt über eine Reifenscanausrüstung von HUNTER

Das Mietmodul in TRISYS wird für die Verwaltung der 35 Mietfahrzeuge verwendet, die der Werkstatt zur Verfügung stehen. In dem Modul können Standards für Mietverträge festgelegt werden. Informationen über den Mieter, wie z.B. Führerscheinnummer etc. können auf Wunsch von der Kundenkarte übernommen werden. Das Modul kann auch für andere Mietarten wie Anhänger, Dachboxen und ähnliches verwendet werden.

Angebote oder Arbeitskarten werden schnell und einfach im System erstellt. Die Haynes Pro Lösung von Bosch Car Service Viborg ist vollständig integriert, so dass Servicepläne und Informationen über Arbeitszeiten, benötigte Ersatzteile usw. direkt an TRISYS übertragen werden. "Wenn es schnell gehen muss, ist die Funktion, die Erstellung eines Angebots oder einer Arbeitskarte unterbrechen zu können, wirklich gut - und dank der zugehörigen Wiedervorlageliste vergisst man sie nicht und findet sie leicht wieder".

In Fällen, in denen ein Kunde an den Hol- und Bringservice der Werkstatt angeschlossen ist, enthält eine Arbeitskarte neben den eigentlichen Service- oder Reparaturarbeiten auch die Aufgabe, das Fahrzeug abzuholen und zum Kunden zurückzubringen.

In der Werkstatt, in der für jeweils zwei Mechaniker ein PC eingerichtet ist, erfolgt das Ein- und Ausstempeln einer Arbeitskarte direkt über den Kalender. Der einzelne Mechaniker ist auch für die Ersatzteilbestellung zuständig. Bei Bosch Car Service Viborg sind die Kataloge von vier Großhändlern in die Lösung integriert, was für große Flexibilität sorgt und es einfach macht, immer die benötigten Teile rechtzeitig zu haben.
    
Bosch Car Service Viborg TRISYS
Bei Bosch Car Service Viborg werden die 8 PCs in der Werkstatt von jeweils 2 Mechanikern genutzt

Zusätzlich zu den Serviceplänen, die über die Haynes Pro-Integration zur Verfügung stehen, können Sie ganz einfach Ihre eigenen erstellen. Bei Bosch Car Service Viborg gibt es zum Beispiel ein spezielles Serviceformular für Mietwagen, einen Vorbereitungs- und Übergabebericht.

Die An- und Abmeldung der Mitarbeiter wurde durch den Einsatz von TRISYS vereinfacht - ein separates System ist dafür nicht mehr notwendig. Die An- und Abmeldung in den Pausen erfolgt ebenfalls im System über ein dafür eingerichtetes Tablet.

Die Gehaltsabrechnung basiert auf dem Anwesenheitsbericht, den Stefan Mørn Mikkelsen am Ende des Monats aus dem System zieht. "Auf diese Weise kann ich einen großen Teil der Informationen, die ich vor der Gehaltsabrechnung benötige, auf einfache Weise erhalten".

Für Bosch Car Service Viborg/Agilease ist eine hohe Zuverlässigkeit wichtig. Das Cloud-basierte System wird auf Amazon-Servern mit automatischem Backup gehostet, wobei die Zuverlässigkeit an erster Stelle steht. "Wir haben ein sehr schnelles, aber auch zuverlässiges System erlebt, mit dem wir natürlich sehr zufrieden sind“

Der nächste Schritt
Wie bereits erwähnt, hat Bosch Car Service Viborg beschlossen, einen Schritt nach dem anderen zu tun. Einige der nächsten Schritte werden die Einführung von Standardfunktionen sein, aber es gibt auch Projekte, die Anpassungen und Entwicklungen erfordern.

Der erste Schritt ist die Einführung von 2-Wege-SMS, digitaler Unterschrift und Online-Buchung. Mit der 2-Wege-SMS ist es super einfach, mit Kunden direkt in TRISYS zu kommunizieren. Mit der digitalen Signatur stellt die Werkstatt sicher, dass die rechtliche Grundlage gegeben ist, um die geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen. Mit der Online-Buchung wird die wachsende Zahl von Autobesitzern, die Service-Checks, Reifenwechsel oder Aktionsangebote über die Website der Werkstatt buchen wollen, die Möglichkeit dazu erhalten. Bevor die Onlinebuchung jedoch Realität wird, muss Lasse Kronborg zunächst Einzel- und Mehrfachaufträge und deren Preise im System definieren. Die Buchungen über die Onlinebuchung können auf vielfältige Weise definiert und eingeschränkt werden. Als Ausgangspunkt werden nur verfügbare Zeiten zur Verfügung gestellt. Alle Online-Buchungsanfragen sind im Kalender als vorläufig zu sehen und müssen von der Werkstatt bestätigt werden, bevor der Kunde eine Bestätigung erhält.  

Die Liste der Anfragen, die eine Anpassung und Entwicklung erfordern, umfasst die Integration des Reifenscanners mit Hunter, den Rechnungsworkflow und die Integration mit dem Loucon Leasingberechnungssystem
 
Agilease Viborg showroom
Im Agilease Showroom finden Sie viele spannende Fahrzeuge


In TRISYS gibt es bereits eine Integration für Reifenscansysteme von T-SCAN - und sobald die notwendige Dokumentation von HUNTER vorliegt, wird dies auch eine Option in TRISYS sein. Für Loucon, das Leasingsystem, das Agilease zur Erstellung von Leasingkalkulationen, Angeboten und Verträgen nutzt, wünscht Agilease eine Integration der Kundendaten in TRISYS

TRISYS - für große und kleine Werkstätten
TRISYS kann von allen Arten von Werkstätten genutzt werden - von Einzelunternehmern bis hin zu großen Werkstätten - und Sie können weitere Kundenbeispiele unter trisys.dk finden. TRISYS wird von Triscan Software Solutions - einer Tochtergesellschaft von Triscan a/s - entwickelt und das System wird den Werkstätten von einer Reihe von Großhändlern in Dänemark, Island, Norwegen, Schweden und Deutschland unter verschiedenen Namen wie GPLAN, HDB System, WIESYS und anderen angeboten. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte André Leschinski, Triscan GmbH unter ale@triscan.de oder +49 151 610 010 19.

----

Die Geschichte des Unternehmens Agilease A/S

Agilease Viborg bygninger
Agilease wurde 2001 als KJ Biler & MC gegründet - mit Schwerpunkt auf Motorrädern und Zubehör. Seitdem hat sich der Schwerpunkt allmählich geändert, und heute liegt der Fokus vor allem auf Autoleasing, Autovermietung und Werkstattbetrieb. Das Unternehmen hat sich seither von einem kleinen Nischenbetrieb zu einem landesweiten Anbieter entwickelt - angetrieben von Leidenschaft und Professionalität.

Agilease ist von der dänischen Finanzaufsichtsbehörde zugelassen und wurde von Børsen in den Jahren 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 und 2021 als Gazelle-Unternehmen ausgezeichnet. Die Gazelle-Auszeichnung wird an Unternehmen verliehen, denen es gelingt, ein hohes Wachstum zu erzielen und einen hohen Solvabilitätskoeffizienten aufrechtzuerhalten.