Med 24 anställda i verkstaden och lika många hissar fokuserar Bosch Car Service Viborg alltid på att optimera arbetsprocesserna. Verkstaden ägs av Agilease A/S - ett leasingföretag som gör attraktiva bilar tillgängliga för både privat- och företagskunder.
En varm sommardag kom arbetsledaren Lasse Kronborg och ekonomichefen Stefan Mørn Mikkelsen överens om att berätta om bakgrunden till valet av och deras erfarenhet av implementering och drift av TRISYS som verkstadsledningssystem.
Bakgrund till valet av TRISYS
För både Lasse Kronborg och Stefan Mørn Mikkelsen var det viktigt att hitta ett system, som relativt enkelt kunde anpassas till deras verksamhet och önskemål på kort och lång sikt. "Med TRISYS kunde vi direkt se att systemet har utvecklats av proffs som förstår vår värld. Med alla alternativ som systemet erbjuder i standardpaketet har vi kunnat uppfylla de flesta av våra önskemål - och därmed minimera antalet anpassningar. Leasingavtal innehåller ofta serviceavtal och här behövde vi större integration till leasingdelen, säger Stefan Mørn Mikkelsen. "Jag har läst dokumentationen för alla de drygt 300 små och stora utbyggnader eller förändringar som har gjorts i systemet sedan 2018 - och det visar tydligt på en flexibilitet, engagemang och en vilja att ständigt anpassa sig till verkstädernas behov", tillägger Lasse Kronborg.
Agilease gör attraktiva bilar tillgängliga för både privat- och företagskunder
Verkstaden
Verkstaden sysselsätter totalt 24 personer – 15 mekaniker, 4 inskrivna, 2 förare och 3 sopmaskiner. Verkstaden har 24 hissar, 35 hyrbilar och däckshotell. Kundmixen är atypisk då verkstadens största kund är ägaren Agilease som fyller cirka 80 procent av kapaciteten.
Bosch Car Service Viborg har 24 hissar och alla i modern utrustning tillgängliga
Lösningen
TRISYS-lösningen innehåller ett antal standardmoduler och tilläggsmoduler. För Bosch Car Service Viborg används ytterligare tre moduler – teknisk support, däckhotell och snart onlinebokning. Förutom Lasse Kronborgs tillgång till systemet finns 4 st i anmälan, 8 st i verkstaden och en surfplatta för pausregistrering. ERP-mässigt används systemets integration för e-conomic av VISMA. Systemet är molnbaserat och hostas på servrar hos Amazon, med automatisk backup.
Genomförande
Överföring av data till TRISYS sker via systemets dataimportmodul och är en del av leveransen. "All data som vi hade bett om att få överförd från vårt tidigare system hade överförts, när vi började använda systemet. Det är ganska överväldigande med alla möjligheter som vi har med systemet - och eftersom det är viktigt att få alla involverade har vi valt en steg-för-steg-strategi för att implementera systemet. Vi har börjat med grunderna och sedan, när vi varit redo för det, har vi tagit ytterligare funktioner i bruk, säger Lasse Kronborg.
Daglig drift
Kalendern, som är hörnstenen i TRISYS, ger både Lasse Kronborg, anmälningen och workshopen en överblick över dagens och veckans uppgifter. Med det stora antalet anställda och resurser har det varit nödvändigt att använda alternativet för att ställa in gruppkalendrar för inte att få för mycket information i en översikt. Således har anmälan och workshopen var sin egen kalender.
De fyra anställda som arbetar i inskrivningen på Bosch Car Service Viborg har en egen gruppkalender anpassad till sina arbetsuppgifter
"Vi är mycket nöjda med snabbsökningen i kalendern. Här kan vi söka efter all information som syns i kalenderöversikten. Det kan vara registreringsskylt, bilmärke och modell, men också den information vi har definierat under utökad informationsdisplay – vilket i vårt fall är däckens placering och chassinummer. Till exempel märker vi alla hjulbyten när vi skapar arbetskortet, så att vi enkelt kan söka alla hjulbyten i stället för en dag."
De cirka 1 000 set fälgar och däck som finns tillgängliga på Bosch Car Service Viborgs däckhotell hanteras i däckmodulen TRISYS. Ett däckskanningssystem från Hunter har installerats i verkstaden, för vilket Lasse Kronborg vill utveckla en integration. I Trisys finns redan en integration till däckscanningssystemet från T-SCAN.
Bosch Car Service Viborgs däckhotell har plats för 1000 hjulpar och verkstaden har däckskanningsutrustning från HUNTER
Uthyrningsmodulen i TRISYS används för att hantera de 35 hyrbilar som finns tillgängliga för verkstaden. I modulen kan standarder ställas in för hyreskontrakt. Information om hyrestagaren, inklusive körkortsnummer etc., överförs från kundkortet om så önskas. Modulen kan även användas för andra typer av uthyrning – t.ex. släpvagnar, takboxar och liknande.
Offerter eller arbetskort förbereds snabbt och enkelt i systemet. Bosch Car Service Viborgs Haynes Pro-lösning är helt integrerad så att servicescheman och information om arbetstider, nödvändiga reservdelar etc. överförs direkt till TRISYS. "När det går lite fort är funktionen att kunna avbryta förberedelsen av ett erbjudande eller arbetskort riktigt bra – och tack vare den tillhörande uppföljningslistan glömmer du dem inte och hittar dem lätt igen".
I de fall en kund är knuten till verkstadens hämtnings-/lämningstjänst kommer ett arbetskort, utöver själva service- eller reparationsarbetet, även att innehålla uppgiften att hämta och föra bilen tillbaka till kunden.
I verkstaden, där en dator är inställd för varannan mekanik, stämplas arbetsuppgifterna direkt från kalendern. Det är också den enskilde mekanikern som ansvarar för att beställa reservdelar. Hos Bosch Car Service Viborg är hela fyra grossistkataloger integrerade i lösningen, vilket ger stor flexibilitet och gör det enkelt alltid att kunna få tag på nödvändiga delar.
Hos Bosch Car Service Viborg delas 8 datorer vardera av 2 mekaniker i verkstaden
Förutom de serviceformulär som tillhandahålls genom Haynes Pro-integrationen kan du mycket enkelt skapa din egen. Hos Bosch Car Service Viborg finns det till exempel ett speciellt serviceschema för hyrbilar, en förberedelse- och returrapport.
De anställdas kommande/gående registrering har förenklats genom att det sker via TRISYS - och ett separat system för detta är inte längre nödvändigt. Stämpling in och ut i samband med pauser sker också i systemet med hjälp av en surfplatta som är inställd för ändamålet.
Löneuppgörelsen baseras på närvarorapporten som Stefan Mørn Mikkelsen drar ur systemet i slutet av månaden. "På så sätt får jag helt enkelt en stor del av den information jag behöver före löneuppgörelsen".
För Bosch Car Service Viborg/Agilease är hög driftsäkerhet viktigt. Systemet, som är molnbaserat, hostas på servrar hos Amazon, med automatisk backup, där just driftsäkerhet är högt prioriterat. "Vi har upplevt både ett mycket snabbt, men också pålitligt system, vilket vi naturligtvis är mycket nöjda med".
Nästa steg
Bosch Car Service Viborg har som tidigare nämnt valt att ta ett steg i taget. Flera av nästa steg blir införandet av standardfunktionalitet, men det finns även projekt i pipelinen som kräver anpassning och utveckling.
Först är idrifttagning av 2-vägs SMS, digital signatur och onlinebokning. Med 2-vägs SMS är det superenkelt att kommunicera med kunder direkt i TRISYS. Med digital signatur säkerställer workshopen att den lagliga grunden är för att ta betalt för det utförda arbetet. Med onlinebokning kommer den växande andelen bilägare som vill boka service, däckbyten eller kampanjerbjudanden via verkstadens hemsida att ha möjlighet att göra det. Innan onlinebokning blir verklighet måste dock Lasse Kronborg först ha definierat enkel- och flerarbetsuppgifter och priser i systemet. Onlinebokning kan definieras och begränsas på många sätt. I princip finns endast lediga tider tillgängliga. Alla bokningar ses i kalendern som preliminära och måste bekräftas av verkstaden innan kunden får en bekräftelse.
Listan över förfrågningar som kräver anpassning och utveckling inkluderar däckskannerintegration till Hunter, fakturaarbetsflöde och integration till Loucons leasingberäkningssystem.
I Agileases showroom hittar du många spännande bilar
I Trisys finns redan integration med däckscanningssystem från T-SCAN - och så snart nödvändig dokumentation från HUNTER finns tillgänglig kommer detta också att vara ett alternativ i TRISYS.
Begäran om fakturaarbetsflöde kommer också att uppfyllas, eftersom det är en begäran från flera TRISYS-kunder.
För Loucon, som är det leasingsystem som Agilease använder för att förbereda leasingberäkning, offert och kontrakt, vill Agilease ha en integration av kunddata till TRISYS.
TRISYS - för både stora och små verkstäder
TRISYS kan användas av alla typer av verkstäder – från enmansdrivna till mycket stora – och du kan hitta fler kundcase på trisys.dk. TRISYS är utvecklat av Triscan Software Solutions - ett dotterbolag till Triscan a/s - och systemet erbjuds till verkstäder av ett antal grossister i Danmark, Island, Norge, Sverige och Tyskland under olika namn som GPLAN, HDB System, WIESYS och andra. För ytterligare information, vänligen kontakta Peter Riis Hansen, Triscan Software Solutions på prh@triscansoftwaresolutions.dk eller +45 87 43 33 05.
----
Historien om Agilease A/S
Agilease startade 2001 som KJ Biler &; MC – med särskilt fokus på motorcyklar och tillbehör. Sedan dess har fokus successivt förändrats och idag ligger fokus främst på leasingbilar, biluthyrning och verkstadsverksamhet. Sedan dess har företaget också vuxit från att vara ett mindre nischföretag till att vara en rikstäckande leverantör – driven av passion och professionalism.
Agilease har godkänts av den danska finansinspektionen och utsetts till Gasellföretag av Børsen 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 och 2021. Gasellpriset ges till företag som lyckas skapa stor tillväxt och upprätthålla en hög grad av soliditet.