Med 24 ansatte på værkstedet og det samme antal lifte, er der altid fokus på optimering af arbejdsprocesser hos Bosch Car Service Viborg. Værkstedet er ejet af Agilease A/S - et leasingselskab, som stiller attraktive biler til rådighed for såvel private som erhvervskunder.
På en varm sommerdag har værkfører Lasse Kronborg og økonomidirektør Stefan Mørn Mikkelsen sagt ja til at fortælle om baggrunden for valget af samt deres erfaring med implementering og drift af GPLAN/TRISYS som værkstedsstyringssystem.
Baggrund for valget af TRISYS/GPLAN
For både Lasse Kronborg og Stefan Mørn Mikkelsen var det vigtigt at finde et system, der relativt nemt kunne tilpasses deres forretning og ønsker på kort og lang sigt. ”Med TRISYS/GPLAN kunne vi straks se, at systemet er udviklet af fagfolk, der forstår vores verden. Med alle de muligheder som systemet tilbyder i standardpakken, har vi kunnet få opfyldt de fleste af vores ønsker - og dermed minimere antallet af tilpasninger. Leasingaftaler inkluderer ofte serviceaftaler og her havde vi brug for større integration til leasingdelen”, fortæller Stefan Mørn Mikkelsen. ”Jeg har læst dokumentationen til samtlige af de langt over 300 små som store udvidelser eller ændringer, der er lavet i systemet siden 2018 - og det viser med al tydelighed en fleksibilitet, dedikation og et ønske om hele tiden at tilpasse sig værksteders behov”, tilføjer Lasse Kronborg.
Agilease stiller attraktive biler til rådighed for såvel private som erhvervskunder
Værkstedet
På værkstedet arbejder i alt 24 ansatte – 15 mekanikere, 4 indskrivere, 2 chauffører og 3 fejedrenge. Værkstedet råder over 24 lifte, 35 udlejningsbiler og et dækhotel. Kundesammensætningen er atypisk, idet værkstedets største kunde er dets ejer Agilease, der udfylder ca. 80% af kapaciteten.
Bosch Car Service Viborg har 24 lifte og alt i moderne udstyr til rådighed
Løsningen
TRISYS/GPLAN indeholder en række standardmoduler og tillægsmoduler. For Bosch Car Service Viborgs vedkommende er tre tillægsmoduler i brug – teknisk support, dækhotel og snart on-line booking. Foruden Lasse Kronborgs adgang til systemet er der 4 pc’ere i indskrivningen, 8 pc’ere i værkstedet og en tablet til pauseregistrering. ERP-mæssigt anvendes systemets integration til e-conomic by VISMA. Systemet er cloudbaseret og hostes på servere hos Amazon, med automatisk backup.
Implementering
Overflytning af data til TRISYS/GPLAN sker via systemets data import modul og er en del af leverancen. ”Alle de data vi havde bedt om at få overflyttet fra vores tidligere system, var overført da vi gik i gang med at anvende systemet. Det er ret overvældende med alle de muligheder, som vi har med systemet - og da det er vigtigt at få alle med, har vi valgt en step-by-step tilgang til at implementere systemet. Vi er startet med det basale, og så har vi, når vi har været klar til det, taget yderligere funktioner i brug”, fortæller Lasse Kronborg.
Daglig drift
Kalenderen, der er krumtappen i TRISYS/GPLAN, giver såvel Lasse Kronborg, indskrivningen og værkstedet overblik over dagens og ugens arbejdsopgaver. Med det store antal medarbejdere og ressourcer har det været nødvendigt at anvende muligheden for at opsætte gruppekalendere, for ikke at få for mange oplysninger i én oversigt. Således har indskrivningen og værkstedet hver deres egen kalender.
De fire medarbejdere som arbejder i indskrivningen hos Bosch Car Service Viborg har deres egen gruppekalender tilpasset deres arbejdsopgaver
”Vi er meget glade for hurtigsøgning i kalenderen. Her kan vi søge på alle informationer, som er synlige i kalenderoverblikket. Det kan være nummerplade, bilmærke og model, men også de informationer vi har defineret under udvidet informationsvisning – som i vores tilfælde er dæklokation og stelnummer. Vi tagger f.eks. alle hjulskift, når vi opretter arbejdskortet, så vi nemt kan søge alle hjulskift frem for en dag”.
De ca. 1.000 sæt fælge og dæk, som er at finde på Bosch Car Service Viborg’s dækhotel, administreres i TRISYS/GPLAN’s dækmodul. På værkstedet er der installeret et Hunter dækscanningssystem, som Lasse Kronborg ønsker udviklet en integration til. I TRISYS/GPLAN findes der allerede en integration til dækscanningssystemet fra T-SCAN.
Bosch Car Service Viborg’s dækhotel har plads til 1000 hjulsæt og værkstedet råder over dækscanningsudstyr fra HUNTER
Udlejningsmodulet i TRISYS/GPLAN anvendes til at administrere de i alt 35 udlejningsbiler, som værkstedet råder over. I modulet kan der opsættes standarder for udlejningskontrakter. Information om lejer, herunder kørekortsnummer osv., overføres fra kundekortet hvis man ønsker det. Modulet kan også anvendes til andre former for udlejning – f.eks. trailere, tagbokse og lignende.
Tilbud eller arbejdskort udarbejdes hurtigt og enkelt i systemet. Bosch Car Service Viborg’s Haynes Pro løsning er fuldt integreret således at serviceskemaer og information om arbejdstider, nødvendige reservedele osv. direkte overføres til TRISYS/GPLAN. ”Når det går lidt stærkt, er funktionen til at kunne afbryde udarbejdelsen af et tilbud eller arbejdskort rigtig god – og takket være den tilhørende opfølgningsliste glemmer man dem ikke og finder dem nemt igen”.
I de tilfælde hvor en kunde er tilknyttet værkstedets hente-/bringe-service, vil et arbejdskort foruden selve service- eller reparationsarbejdet også indeholde arbejdsopgaven i at hente og bringe bilen tilbage til kunden.
På værkstedet, hvor der for hver to mekanikere er opstillet en PC, sker indstempling på arbejdsopgaver direkte fra kalenderen. Det er også den enkelte mekaniker, der selv står for reservedelsbestilling. Hos Bosch Car Service Viborg er hele fire grossisters kataloger integreret i løsningen, hvilket giver stor fleksibilitet og gør det nemt altid at kunne få de nødvendige dele.
Hos Bosch Car Service Viborg deles de på værkstedet 8 PC’ere hver af 2 mekanikere
Ud over de serviceskemaer, som stilles til rådighed via Haynes Pro integrationen, kan man meget enkelt udarbejde sine egne. Hos Bosch Car Service Viborg findes der f.eks. et særligt serviceskema for udlejningsbiler, en klargørings- og afleveringsrapport.
Medarbejdernes komme/gå registrering er blevet forenklet ved at det foregår via TRISYS/GPLAN - og et særskilt system hertil er af den grund ikke længere nødvendigt. Ind- og udstempling i forbindelse med pauser foregår også i systemet ved hjælp af en tablet, som er opsat til formålet.
Lønafregningen tager udgangspunkt i den fremmøderapport som Stefan Mørn Mikkelsen ved månedens udgang trækker ud af systemet. ”På den måde får jeg på enkel vis en stor del af de informationer, som jeg har brug for forud for lønafregningen”.
For Bosch Car Service Viborg/Agilease er høj driftssikkerhed vigtigt. Systemet, der er cloudbaseret, hostes på servere hos Amazon, med automatisk backup, hvor netop driftssikkerhed prioriteres højt. ”Vi har både oplevet et meget hurtigt, men også driftssikkert system, hvilket vi naturligvis er meget tilfredse med”.
Næste skridt
Som tidligere nævnt har Bosch Car Service Viborg valgt at tage ét skridt ad gangen. Flere af de kommende skridt bliver ibrugtagning af standardfunktionalitet, men i støbeskeen ligger der også projekter, der kræver tilpasning og udvikling.
Først for står ibrugtagning af 2-vejs SMS, digital underskrift og online booking. Med 2-vejs SMS er det supernemt at kommunikere med kunder direkte i TRISYS/GPLAN. Med digital underskrift sikrer værkstedet sig, at det juridiske grundlag er i orden ift. at opkræve betaling for det udførte arbejde. Med online booking får den voksende del af bilejere, der ønsker at booke serviceeftersyn, dækskift eller kampagnetilbud via værkstedets hjemmeside, mulighed for det. Førend online booking bliver en realitet, skal Lasse Kronborg dog først have defineret single- og multiarbejdsopgaver samt priser herpå i systemet. Bestillinger via online booking kan defineres og begrænses på mange måder. I udgangspunktet stilles der kun ledige tider til rådighed. Alle bookinger ses i kalenderen som foreløbige og skal bekræftes af værkstedet, førend kunden modtager en bekræftelse.
Listen af ønsker, der kræver tilpasning og udvikling, omfatter dækscannerintegration til Hunter, invoice-workflow og integration til Loucon leasingberegningssystem.
I Agilease’s showroom finder man mange spændende biler
I TRISYS/GPLAN findes der allerede integration til dækscanningssystemer fra T-SCAN - og så snart der foreligger den nødvendige dokumentation fra HUNTER, bliver dette også en mulighed i TRISYS/GPLAN.
Ønsket om invoice-workflow vil også blive efterkommet, eftersom det er et ønske fra flere TRISYS/GPLAN-kunder. Til Loucon, som er det leasingsystem som Agilease anvender til udarbejdelse af leasingberegning, tilbud og kontrakt, ønsker Agilease en integration af kundedata til TRISYS/GPLAN.
TRISYS - til både store og små værksteder
TRISYS kan med fordel anvendes af alle typer værksteder – fra enkeltmandsdrevne til de helt store – og du kan finde flere kundecases på trisys.dk. TRISYS er udviklet af Triscan Software Solutions - et datterselskab af Triscan a/s - og systemet udbydes til værksteder af et antal grossister i Danmark, Island, Norge, Sverige og Tyskland under forskellige navne som GPLAN, HDB System, WIESYS m.fl. Yderligere oplysninger herom fås ved henvendelse til Peter Riis Hansen, Triscan Software Solutions på prh@triscansoftwaresolutions.dk eller +45 87 43 33 05.
----
Historien om Agilease A/S
Agilease startede i 2001 som KJ Biler & MC – med fokus på især motorcykler og tilbehør. Fokus har siden da gradvist ændret sig, og i dag satses der overvejende på leasing af biler, biludlejning samt værkstedsdrift. Virksomheden er siden da også vokset fra at være en mindre niche virksomhed, til at være en landsdækkende udbyder – drevet af passion og professionalisme.
Agilease er godkendt af finanstilsynet og udnævnt til Gazelle-virksomhed af Børsen i såvel 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020 og 2021. Gazelle-prisen gives til virksomheder, der formår at skabe stor vækst og fastholde en høj soliditetsgrad.