Bil- & Elservice Ludvika AB können mit gutem Gewissen von sich selbst behaupten, dass sie BMW Spezialisten sind. Seit der Gründung des Unternehmens im Jahr 1963 und bis vor kurzem war das Unternehmen eine vertrags BMW-Werkstatt im schwedischen Ludvika, 220 km nordwestlich von Stockholm. Das Kunden- und Werkstattmanagement wurde bis zum Jahreswechsel 2021/2022, auf traditionelle Weise hantiert bevor der Übergang zu einer digitalen Lösung mit TriSys eingeleitet wurde. Lesen Sie mehr über die Erfahrungen des Unternehmens in diesem Bericht.
Obwohl Bil- & Elservice Ludvika AB als BMW-Spezialisten in vielen Bereichen digitalisiert wurde, wurde ein Großteil der Arbeitsabläufe des Unternehmens in Bezug auf Werkstatt- und Kundenmanagement bis Anfang 2021 auf traditionelle Weise durchgeführt. Viele Stifte und viel Papier wurden im Zusammenhang mit der Aktualisierung des Kundenarchivs, Arbeitskarten, dem Ausfüllen von Serviceformularen, der Rechnungsstellung usw. verwendet.
TriSys musste bisher kein bestehendes System ersetzen, sondern ist das erste digitale Werkstatt- und Kundenmanagementsystem des Unternehmens. Aus diesem Grund ist auch nur ein begrenzter Teil des TriSys-Systems zunächst in Betrieb genommen – aber auf Sicht wollen die beiden Inhaber auch andere Möglichkeiten von TriSys nutzen.
Kunden- und Fahrzeugerstellung wird einfach mittels Suche nach Telefonnummer und dem Fahrzeugkennzeichen durchgeführt
Derzeit wird das Kunden- und Fahrzeugmanagement, Erstellung von Angeboten und Arbeitskarten, Warenbestellung und Fakturierung in TriSys hantiert. Aber auch das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiter, das gesetzlich vorgeschrieben ist und daher dokumentiert und bei behördlichen Kontrollen vorgelegt werden muss, wird in TriSys hantiert. Da es sich bei TriSys um ein Cloud-basiertes System handelt, werden keine großen Anforderungen an die verwendete Hardware gestellt. TriSys kann sowohl über ein PC, Tablet oder Smartphone bedient werden, und ist nur von einer Internetverbindung und ein neuerer Internetbrowser abhängig. Bei Bil- & Elservice Ludvika AB erfolgt die Bedienung von TriSys teilweise über den PC in der Kundenrezeption sowie im Büro und über zwei Tablets in der Werkstatt. Ein weiteres wichtiges Detail ist der Backup von Systemdaten, der in TriSys vollautomatisch erfolgt.
Eines der beiden Tablets, die von den Mechanikern in der Werkstatt verwendet werden
"Wir haben bereits große Einsparungen in Bezug auf die Zeit erzielt, die wir für die Kundenerstellung verwenden", sagt Roger und fährt fort: "Der Großteil der Stammdaten, die wir über den Kunden erstellen, wird durch eine Suche nach der Telefonnummer des Kunden erhalten. Nur Informationen wie E-Mail-Adresse, Zahlungsbedingungen und einige andere Informationen geben wir selbst ein. Wir erhalten auch automatisch Informationen über das Fahrzeug des Kunden, indem wir einfach das Kennzeichen eingeben und das Fahrzeug dann mit dem Kunden verknüpfen".
Für BMW-Kenner ein besonderes Auto – BMW 850i – 5 L und 12 Zylinder
Auf diese Weise konnte Kenneth Bååth, der in der Kundenrezeption arbeitet, schnell alle aktiven Kunden aus dem alten Kundenverzeichnis und den Fahrzeugen der Kunden erstellen. Gleichzeitig ist es viel einfacher geworden, neue Kunden zu gewinnen. Das gleiche gilt für die Erstellung von Angebote, Arbeitskarten und Ersatzteilbestellungen. Aber auch in Bezug auf die aktuelle DSGVO-Gesetzgebung hat Bil- & Elservice Ludvika AB einen Vorteil durch die Verwendung von TriSys erlangt, wo Sie leicht erklären können, welche Daten registriert wurden, und sie löschen können, wenn ein Kunde dies wünscht.
Angebote werden im Handumdrehen erstellt, während der Kunde wartet
"Wenn ein neuer potenzieller Kunde vorbeikommt - oder anruft, um ein Angebot zu erhalten - können wir jetzt viel schneller als zuvor ein Angebot erstellen. Nach Eingabe der Telefonnummer des Kunden und des Kennzeichens des Fahrzeugs sind wir bereit, das Angebot zu erstellen. Wir suchen uns einfach aus, welche Art von Service der Kunde wünscht – zum Beispiel 100.000 km Service und eventuelle zusätzliche Services – dann erstellt das System das Angebot mit einer Angabe der aufgewendeten Zeit, welche Teile in die Ausführung der Aufgabe einbezogen werden. Wir können sogar die Spezifikation und Menge der zu verwendenden Öle, Bremsflüssigkeiten usw. sehen und sie aus unserem eigenen Lager auswählen, z. B. für Motoröl, das wir im Regal haben. Die Preise der Ersatzteile werden auch automatisch zum Angebot hinzugefügt, wenn wir auf den Katalog des Lieferanten geklickt haben, von dem wir die Teile erhalten möchten".
Ein gewartetes Kundenauto, das zur Abholung bereit ist
Im Falle von Bil- & Elservice Ludvika AB kann zwischen dem Katalog von Triscan und Bilxtra gewählt werden. Darüber hinaus wird der interne Bestand des Unternehmens an BMW Ersatzteilen, Ölen und anderen Verbrauchsmaterialien in die Bestandsführung von TriSys eingebracht. Es ist auch möglich, Barcode-Scanner in TriSys zu verwenden - und einer davon wurde gekauft und wird voraussichtlich bald implementiert, so dass der Eingabeaufwand weiter reduziert wird.
Wird das Angebot angenommen, wird es mit einem Klick in eine Arbeitskarte umgewandelt – und auch die Bestellung der benötigten Teile erfolgt mit einem Klick. Jetzt bleibt nur noch, einen Termin mit dem Kunden zu vereinbaren.
"Wir freuen uns über das digitale Wartungsschema in TriSys, das sowohl dem Kunden als auch uns selbst die Gewissheit gibt, dass alle Punkte erledigt sind. Es sieht professionell aus und die Möglichkeit, Service und Reparaturen im Digital Service Book zu registrieren, das dem Auto durch einen Besitzerwechsel folgt, ist auch eine großartige Gelegenheit, die wir mit TriSys haben".
Wie bereits erwähnt, werden bei Bil- & Elservice Ludvika AB bei weitem nicht alle Möglichkeiten des Systems ausgeschöpft. Der Terminkalender, der einen einzigartigen Überblick über die Werkstattbelegung, laufende und geplante Aufgaben, Ersatzteilbestellung, Abrechnungsstatus und vieles mehr bietet, ist noch nicht im Einsatz.
Ein Beispiel einer schwedischen Werkstatt, wo der Terminkalender im Einsatz ist
Gleiches gilt für die Möglichkeit der Integration in ein Wirtschaftssystem. Durch die Wahl eines Buchhalters mit Kenntnissen eines der vielen ERP-Systeme, in die TriSys integriert werden kann, werden weitaus größere Einsparungen bei den Buchhalterrechnungen erzielt als die Kosten des gewählten Cloud-basierten Finanzsystems. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu erwähnen, dass die Integration keinerlei Kenntnis des gewählten Finanzsystems erfordert – da die Erfassung von Einnahmen/Ausgaben, Buchhaltung, Input-/Output-Mehrwertsteuer usw. automatisch im Hintergrund erfolgt. Der Arbeitsauftrag des Wirtschaftsprüfers reduziert sich somit auf die gelegentliche Anmeldung am Finanzsystem, die Durchführung von Stichprobenkontrollen und die endgültige Abstimmung von Monats-/Jahresabschlüssen, Mehrwertsteuerbuchhaltung und Steuerbuchhaltung.
Das Mietservicemodul ist ebenfalls noch nicht im Einsatz, ist aber eine naheliegende Option für alle Werkstätten mit Leihautos, Anhängern, Dachboxen und dergleichen. Mietverträge mit allen notwendigen Kundeninformationen sind mit wenigen Klicks abgeschlossen, Doppelbuchungen können vermieden werden und Sie können sich ganz einfach einen Überblick über das Vermietungsgeschäft verschaffen.
"TriSys hat sich bereits als administrativer Gewinn erwiesen. Wir fangen gerade erst an, aber wir werden unsere Nutzung auf mehr der vielen Optionen ausweiten, die wir jetzt noch nicht genutzt haben".
T.h. Roger Karlson, Bil- & Elservice Ludvika AB und t.v. Andreas Lundgren, HDBsystem AB
Über Bil- & Elservice Ludvika AB
Torsten Norman und Leif Eriksson gründeten das Unternehmen in 1963. In 1976 zog das Unternehmen an seine heutige Adresse um und 1987 übernahm Mikael Wiklund das Unternehmen, das 2008 von den heutigen Eigentümern Roger Karlson und Anders Fältman übernommen wurde. Roger Karlson, der selbst gelernter Mechaniker ist, ist seit 1991 im Unternehmen und Anders Fältman, der auch Mechaniker ist, kam im Jahr 2000 dazu. Die Werkstatt verfügt über vier Hebebühnen und insgesamt fünf Mitarbeiter – vier Mechaniker und einen Mitarbeiter in der Kundenannahme/-anmeldung.
Seit 2021 ist die Werkstatt keine autorisierte BMW-Werkstatt mehr, sondern eine sogenannte freistehende BMW-Werkstatt. Die Anforderungen an Investitionen in Ausrüstung für die Wartung und Reparatur von Elektrofahrzeugen sowie die notwendige Ausbildung waren im Vergleich zu der Tatsache, dass derzeit nur drei BMW EV-Modelle in Ludvika zugelassen sind, nicht rentabel. Als Werkstatt auf Fort-Niveau hat Bil- & Elservice Ludvika AB weiterhin Zugang zu Originalteilen über autorisierte BMW-Werkstätten. Gleiches gilt für den Online-Zugriff auf die Werkstattsysteme von BMW – inklusive Diagnose und Werkzeuge. Die Werkstatt hingegen kann keine Garantiereparaturen mehr durchführen und Arbeiten im Zusammenhang mit Rückrufaktionen erledigen – was die Werkstatt wirklich als Vorteil sieht.