Bil- & Elservice Ludvika AB har noget at have det i, når de kalder sig BMW-specialister. Firmaet har nemlig fra dets start i 1963 og indtil for nylig været autoriseret BMW-værksted i den svenske by Ludvika, der ligger 220 km nordvestligt fra Stockholm. Kunde- og værkstedsstyring har været kørt på traditionel analog vis indtil årsskiftet 2021/2022, hvor overgangen til en digital løsning med TriSys blev igangsat. Læs mere om firmaets erfaringer i denne artikel.
Selvom Bil - & Elservice Ludvika AB som BMW-specialister på mange områder er digitaliseret, har en stor del af firmaets arbejdsgange i relation til værksteds- og kundestyring indtil starten af 2021 været udført på traditionel vis. Mange kuglepenne og meget papir er blevet anvendt i forbindelse med ajourføring af kundearkivet, arbejdskort, udfyldning af serviceskemaer, fakturering osv.
TriSys har altså ikke skullet erstatte et eksisterende system, men er firmaets første digitale værksteds- og kundestyringssystem. Det er derfor også kun en begrænset del af TriSys-systemet, der til en start er taget i brug - og hen ad vejen ønsker de to indehavere at udnytte andre af TriSys’s muligheder – herom senere.
Kunde- og køretøjsoprettelse sker nemt vha. opslag på telefonnummer og køretøjets registreringsnummer
I dag håndteres kunde- og køretøjsstyring, oprettelse af tilbud og arbejdskort, varebestilling og fakturering i Trisys. Men også styring af medarbejdernes komme- og gå-tider, der er lovpligtig og derfor skal dokumenteres og kunne forevises ved kontrolbesøg af myndighederne, håndteres i dag i TriSys. Da TriSys er et cloudbaseret system, stilles der ikke store krav til den anvendte hardware, som både kan være en PC, tablet eller smartphone, men blot en internetforbindelse og en nyere internetbrowser. Hos Bil- & Elservice Ludvika AB foregår betjeningen af TriSys dels via PC i kundemodtagelsen samt kontoret og via to tablets på værkstedet. En anden vigtig detalje er backup af systemdata, som i TriSys foretages helt automatisk.
Én af de to tablets som anvendes af mekanikerne på værkstedet
”Vi har allerede opnået store besparelser i forhold til den tid vi bruger på kundeoprettelse”, fortæller Roger og fortsætter: ”Størstedelen af de stamdata vi opretter på kunden, får vi ved et opslag på kundens telefonnummer. Det er kun information som e-mailadresse, betalingsbetingelser og nogle få andre informationer, som vi selv indtaster. Informationer om kundens køretøj får vi også automatisk ved blot at indtaste registreringsnummeret og herefter koble køretøjet til kunden”.
For BMW-kendere en særlig bil – BMW 850i – 5 L og 12 cylindre
På den måde har Kenneth Bååth, der arbejder i kundemodtagelsen hurtigt kunne oprettet alle aktive kunder fra det gamle kundekartotek og kundernes køretøjer. Samtidigt er oprettelse af nye kunder blevet meget mere enkelt. Det samme gælder for tilbudsgivning, oprettelse af arbejdskort og reservedelsbestillinger. Men også i forhold til den gældende GDPR-lovgivning har Bil- & Elservice Ludvika AB fået en fordel ved at anvende TriSys, hvor man nemt kan redegøre for hvilke data der er registreret og slette dem hvis en kunde ønsker det.
Tilbud udarbejdes på ingen tid mens kunden venter
”Når en ny mulig kunde kommer forbi - eller ringer for at få et tilbud - kan vi nu udarbejde et tilbud meget hurtigere end tidligere. Efter indtastning af kundens telefonnummer og registreringsnummeret på bilen er vi klar til at lave tilbuddet. Nu vælger vi blot hvilken type service kunden ønsker – eksempelvis 100.000 km service og evt. tillægsydelser – så opretter systemet tilbuddet med angivelse af tidsforbrug, hvilke dele der indgår i udførelsen af opgaven. Vi kan endda også se specifikation og mængde på den eller de olier, bremsevæske osv. som skal anvendes og vælge dem fra vores eget lager, hvis der er tale om f.eks. motorolie, som vi selv har på hylden. Priserne på reservedelene bliver også automatisk tilføjet tilbuddet når vi har klikket på kataloget fra den leverandør, hvorfra vi ønsker at få delene”.
En færdigserviceret kundebil klar til afhentning
I Bil- & Elservice Ludvika AB’s tilfælde er det muligt at vælge mellem Triscan’s og Bilxtra’s katalog. Desuden er firmaets interne lager af BMW-reservedele, olier og andre forbrugsvarer lagt ind i TriSys’s lagerstyring. Det er også muligt at anvende stregkodescannere i TriSys - og en sådan er indkøbt og forventes implementeret snarest, så indtastningsarbejdet reduceres yderligere.
Accepteres tilbuddet konverteres det med et klik til et arbejdskort - og bestilling af de nødvendige dele klares også med et klik. Nu er der blot tilbage at aftale en tid med kunden.
”Vi er begejstrede for det digitalt serviceskema i TriSys, der giver både kunden og os selv sikkerhed for at alle punkter er udført. Det ser professionelt ud og muligheden for at registrere service og reparationer i Digital servicebog, som følger bilen ved skiftende ejere, er også en fantastisk mulighed vi har med TriSys”.
Som tidligere nævnt er langt fra alle af systemets muligheder udnyttet hos Bil- & Elservice Ludvika AB. Planlægningskalenderen, der giver et unikt overblik over værkstedbelægningen, igangværende og planlagte opgaver, reservedelsbestilling, faktureringsstatus og meget mere, anvendes ikke endnu.
Et eksempel på et svensk værksted som også anvender kalenderfunktionen
Det samme er tilfældet for muligheden for integration til et økonomisystem. Ved at vælge en revisor med kendskab til et af de mange ERP-systemer, som TriSys kan integreres til, opnås langt større besparelser på revisorregningerne end omkostningerne til det valgte cloudbaserede økonomisystem. I den forbindelse er det vigtigt at nævne, at integrationen ikke kræver nogen form for kendskab til det valgte økonomisystem – fordi registrering af indtægter/udgifter, kontering, indgående-/udgående moms osv. alt sammen foregår automatisk i baggrunden. Revisorens arbejdsopgave reduceres således til udelukkende lejlighedsvist at logge på økonomisystemet, gennemføre stikprøvevise kontroller og endelig afstemning af måneds-/årsregnskaber, momsregnskab og skatteregnskab.
Udlejningsmodulet er heller ikke taget i brug endnu, men er en oplagt mulighed for alle værksteder med lånebiler, trailere, tagbokse og lignende. Lejekontrakter med alle nødvendige kundeinformationer udfyldes med få klik, dobbeltbookinger kan undgås og man kan nemt skabe sig et overblik over udlejningsforretningen.
”TriSys har allerede nu vist sig som en administrativ stor gevinst. Vi er kun lige startet, men kommer til at udvide vores brug til flere af de mange muligheder, som vi ikke har taget i brug i nu”.
T.h. Roger Karlson, Bil- & Elservice Ludvika AB og t.v. Andreas Lundgren, HDBsystem AB
OM BIL- OG ELSERVICE LUDVIKA AB
Torsten Norman og Leif Eriksson etablerede firmaet i 1963. I 1976 flyttede firmaet til den nuværende adresse og i 1987 overtog Mikael Wiklund firmaet, som i 2008 blev overtaget af de nuværende ejere, Roger Karlson og Anders Fältman. Roger Karlson, der selv er uddannet mekaniker, har været i firmaet siden 1991 og Anders Fältman, der ligeledes er mekaniker, kom til i 2000. Værkstedet har fire lifte og i alt fem ansatte – fire mekanikere og én medarbejder i kundemodtagelsen/indskrivningen.
Siden 2021 er værkstedet ikke længere autoriseret BMW-værksted, men et såkaldt fort level fritstående BMW-værksted. Kravene til investering i udstyr til service og reparation af EV-køretøjer samt den nødvendige uddannelse var ikke rentabel ift., at der i Ludvika for tiden kun er indregistreret tre BMW EV-modeller. Som fort level værksted har Bil- & Elservice Ludvika AB stadig adgang til originale dele via autoriserede BMW-værksteder. Det samme gælder online adgang til BMW’s værkstedssystemer - herunder diagnose og værktøj. Værkstedet kan derimod ikke længere udføre garantireparationer og håndtere arbejde i forbindelse med tilbagekaldskampagner – hvilket værkstedet i virkeligheden ser som en fordel.