Publicerad - 2022

Svensk BMW-specialist digitaliserar kund- och verkstadshantering

Tech news

Bil- & Elservice Ludvika AB, har en solid grund i att kalla sig BMW-specialister. Från starten 1963 till nyligen har företaget varit en auktoriserad BMW-verkstad i Ludvika.  Kund- och verkstadshantering har drivits på ett traditionellt analogt sätt fram till skiftet 2021/2022 då övergången till en digital lösning med HDBsystem inleddes. Läs mer om företagets erfarenheter i den här artikeln.  

Även om Bil- & Elservice Ludvika AB som BMW-specialister har digitaliserats inom många områden har en stor del av företagets arbetsflöden i relation till verkstad och kundhantering fram till början av 2021 genomförts på traditionellt sätt. Många pennor och mycket papper har använts i samband med uppdatering av kundarkivet, arbetskort, ifyllning av serviceformulär, fakturering etc.   
HDBsystem har inte behövt byta ut ett befintligt system, utan är företagets första digitala verkstad och kundhanteringssystem. Det är därför endast en begränsad del av HDBsystem som initialt har tagits i bruk och längs vägen vill de två ägarna dra nytta av andra av HDBsystems möjligheter.   
 
17A

Kund- och fordonsskapande är lätt att använda sökningar på telefonnumret och fordonets registreringsnummer


Kund- och fordonshantering, skapande av offerter och arbetsordrar, beställning av varor och fakturering. Men även hanteringen av medarbetarnas arbetstider, som måste dokumenteras och kunna presenteras vid inspektioner av skatteverket, hanteras idag i HDBsystem.  Driften av HDBsystem sker dels via PC i kundreceptionen, dels på kontoret och via två surfplattor i verkstaden.
På Bil- & Elservice Ludvika AB föregår driften av HDBsystem dels  via PC i kundreceptionen samt på kontoret och via två surfplattor i verkstaden. En annan viktig detalj är backup av systemdata, som i HDBsystem görs helt automatiskt.  

08

En av de två surfplattorna som används av mekanikerna i verkstaden


”Vi har redan gjort stora besparingar när det gäller den tid vi lägger på att skapa kunder", säger Roger. – Merparten av de masterdata vi skapar om kunden erhålls genom att leta upp kundens telefonnummer. Det är endast information som e-postadress, betalningsvillkor och några andra uppgifter vi själva anger. Vi får också information om kundens fordon automatiskt genom att helt enkelt ange registreringsnumret och sedan koppla fordonet till kunden".
 
10

För BMW kännare en specialbil – BMW 850i – 5 L och 12 cylindrar


På så sätt har Kenneth Bååth, som arbetar i kundreceptionen, snabbt kunnat skapa alla kunder från den gamla kundkatalogen och kundernas fordon. Samtidigt har det blivit mycket enklare att skapa nya kunder. Detsamma gäller offert, skapande av arbetsordrar och reservdelsbeställningar. Men även i förhållande till gällande GDPR-lagstiftning har Bil- & Elservice Ludvika AB fått en fördel genom att använda HDBsystem, där du enkelt kan redogöra för vilka uppgifter som har registrerats och radera dem om en kund vill ha dem.
 
16a

Offerter förbereds på nolltid medan kunden väntar


"När en ny potentiell kund kommer förbi eller ringer för att få en offert kan vi nu ta fram ett erbjudande mycket snabbare än tidigare. Efter att ha angett kundens telefonnummer och bilens registreringsnummer är vi redo att göra erbjudandet. Nu väljer vi helt enkelt vilken typ av tjänst kunden vill ha – till exempel 100 000 km service och eventuella tilläggstjänster – sedan skapar systemet erbjudandet med en indikation på den tid som spenderas, vilka delar som ingår i utförandet av uppgiften. Vi kan till och med se specifikationen och kvantiteten av den eller de oljor, bromsvätska etc. som ska användas och välja dem från vårt eget lager när det gäller t.ex. motorolja vi har i lager. Priserna på reservdelarna läggs också automatiskt till i erbjudandet när vi har klickat på leverantörens katalog som vi vill få delarna från". 
 
27

En servad kundbil redo för upphämtning


När det gäller Bil- & Elservice Ludvika AB är det möjligt att välja mellan Triscans och BilXtras katalog. Dessutom läggs företagets interna lager av BMW-reservdelar, oljor och andra förbrukningsvaror i HDBsystems lagerhantering.  Det är också möjligt att använda streckkodsläsare i HDBsystem och en har köpts in och förväntas implementeras inom kort, så inmatningsarbetet minskas ytterligare. 
Om erbjudandet accepteras konverteras det med ett klick till en arbetsorder och beställning av nödvändiga delar görs också med ett klick. Nu återstår bara att boka tid med kunden.   
"Vi är glada över det digitala servicesystemet i HDBsystem, som ger både kunden och oss själva försäkran om att alla punkter har gjorts. Det ser proffsigt ut och möjligheten att registrera service och reparationer i Digital Servicebok, som följer bilen genom att byta ägare, är också en stor möjlighet vi har med HDBsystem.  
Som tidigare nämnts har långt ifrån alla systemets möjligheter utnyttjats hos Bil- & Elservice Ludvika AB. Planeringskalendern som ger en unik översikt över verkstadens beläggning, pågående och planerade uppgifter, reservdelsbeställning, faktureringsstatus och mycket mer, är ännu inte satt i bruk.  
 
20a

Ett exempel på en svensk verkstad som också använder kalenderfunktionen


Detsamma gäller för eventuell integration i ett ERP-system. Genom att välja en revisor med kunskap om ett av de många ERP-system som HDBsystem kan integreras i, kan stora besparingar uppnås på revisorsräkningarna. I detta sammanhang är det viktigt att nämna att integration inte kräver någon form av kunskap om det valda finansiella systemet – eftersom registreringen av inkomster/utgifter, redovisning, ingående/utgående moms etc. sker automatiskt i bakgrunden. Revisorns arbetsuppgift reduceras därmed till att endast ibland logga in i det finansiella systemet, genomföra stickprovskontroller och slutlig avstämning av månads-/årsbokslut, momsredovisning och skatteredovisning. 
Uthyrningsmodulen är inte heller i bruk ännu, men är ett självklart alternativ för alla verkstäder med lånebilar, släpvagnar, takboxar och liknande. Hyresavtal med all nödvändig kundinformation slutförs med bara några få klick, dubbelbokningar kan undvikas och du kan enkelt få en överblick över uthyrningsverksamheten. 
"HDBsystem har redan visat sig vara en administrativ storvinst. Vi har precis börjat, men vi kommer att utöka vår användning till fler av de många alternativ som vi inte har använt nu". 

 24

T.h. Roger Karlson, Bil- & Elservice Ludvika AB og t.v. Andreas Lundgren, HDBsystem AB

 

OM BIL- & ELSERVICE LUDVIKA LUDVIKA
Torsten Norman och Leif Eriksson grundade företaget 1963.  1976 flyttade företaget till sin nuvarande adress och 1987 tog Mikael Wiklund över företaget, som 2008 togs över av de nuvarande ägarna Roger Karlson och Anders Fältman. Roger Karlson, som själv är utbildad mekaniker, har varit på företaget sedan 1991 och Anders Fältman, som också är mekaniker, började år 2000. Verkstaden har fyra lyftar och totalt fem anställda – fyra mekaniker och en anställd i kundmottagningen/inskrivningen.

 5443

Sedan 2021 är verkstaden inte längre en auktoriserad BMW-verkstad, utan en så kallad fristående BMW-verkstad på fortnivå. Kraven på investeringar i utrustning för service och reparation av elbilsfordon samt nödvändig utbildning var inte lönsamma jämfört med att endast tre BMW EV-modeller för närvarande är registrerade i Ludvika. Som verkstad på fortnivå har Bil- & Elservice Ludvika AB fortfarande tillgång till originaldelar via auktoriserade BMW-verkstäder. Detsamma gäller onlineåtkomst till BMW:s verkstadssystem – inklusive diagnostik och verktyg. Verkstaden kan däremot inte längre utföra garantireparationer och hantera arbeten i samband med återuppringningskampanjer – vilket verkstaden verkligen ser som en fördel.