Veröffentlicht - 2020

TriSys Kundencase - eCAR

Corporate news

Der dänische RAM und Dodge Händler eCAR entschied sich im Sommer 2019 zum Wechsel zu dem TriSys Werkstatt- und Kundenmanagement System, das in Dänemark vom GROUPAUTO- International - Mitglied „Auto-G Danmark“ unter dem Namen „G-plan“ vermarktet wird. Über ein Jahr später haben wir eCAR besucht, um mit ihnen über ihre Erfahrungen zu sprechen. 

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eCAR wird täglich von Marianne und Allan Simonsen geleitet. Das Unternehmen beschäftigt sich mit dem Verkauf von Neu- und Gebrauchtwagen, sowie Service, Reparatur und Umbau von Spezial- und Kundenfahrzeugen in der Werkstatt. Hier arbeiten vier Mechaniker auf insgesamt vier Hebebühnen.  Marianne, die sich in erster Linie um Buchhaltung, Steuerberechnungen und Registrierungen kümmert, war insbesondere mit der Handhabung von Updates in der bisherigen Werkstatt und Kundenmanagementsystem von eCAR nicht zufrieden. "Wir haben allzu oft gesehen, dass Aktualisierungen zu neuen Fehlern im alten System geführt haben. Deshalb haben wir uns nach einem neuen System umgesehen und das hat uns vor etwa mehr als einem Jahr zu TriSys/G-plan geführt – und darüber sind wir sehr froh", sagt Marianne.  

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Unproblematischer Wechsel
Sowohl Kunden- als auch Fahrzeugdaten mussten aus dem alten System übertragen werden und Marianne beschreibt den Wechsel auf TriSys/G-plan als völlig unproblematisch. "Der Wechsel war sehr einfach. Alle Daten aus unserem vorherigen System wurden vollständig nahtlos importiert und wir konnten uns daher schon vom ersten Tag zu 100% der Anwendung von TriSys/G-plan widmen. Als Verantwortlicher für die Buchhaltung war ich natürlich auch gespannt, ob die Integration in unser Finanzsystem e-conomic korrekt und fehlerfrei funktionierte – und das war zum Glück der Fall."

Einfach zu bedienen für alle
Wo es zuvor nur Marianne war, die das System verwendet hat, sieht heute der Alltag ganz anders aus. "Früher habe nur ich das System benutzt, aber jetzt tun es alle. In der Werkstatt bedienen die Mechaniker TriSys/G-plan über Tablets. Das System arbeitet schnell und stellt bei der Verwendung von den Suchfunktionen sehr gute Vorschläge zu Verfügung. Es freut uns auch sehr, dass es so viele Möglichkeiten gibt, sich mit nur wenigen Klicks von einer Ansicht zum anderen zu kommen." 

g-plan tablet

Integrierter Zugang zu mehreren Katalog-/Bestellsysteme
Eine Werkstatt kann nur sehr selten mit Lieferungen von nur einem Großhändler auskommen. In Fällen, in denen der bevorzugte Lieferant einer Werkstatt kein bestimmtes Produkt/eine bestimmte Marke führt oder ein Artikel im Rückstand ist, kann es erforderlich sein, es von einem anderen Lieferanten zu bestellen. Die Werkstatt hat daher in der Regel Zugriff auf mehrere Kataloge/Bestellsysteme, die in der Regel nicht in das Werkstattmanagementsystem integriert sind und daher umständlich und zeitaufwändig zu bedienen sind – das ist bei TriSys/G-plan nicht der Fall. "Wir freuen uns sehr über die Katalogintegration in TriSys/G-plan und insbesondere über die Möglichkeit, die Ersatzteile direkt auf die Arbeitskarte zu übertragen. Wo diese Aufgabe bisher nur von mir ausgeführt wurde, wird sie nun auch von den Mechanikern in der Werkstatt über ihre Tablets ausgeführt."

Lagersteuerung mit Produktfotos und Barcode-Lesung
Bei eCAR ist, wie in den meisten großen Werkstätten, ein Lager nicht nur für Verbrauchsmaterialien, sondern auch für Stylingteile eingerichtet. In TriSys/G-plan hat Marianne Artikelnummern, Text, Bilder, Standorte und den angegebenen Max/Min-Inventar erstellt. "Mir gefällt, dass ich somit alles unter Kontrolle habe. Ich bin daher sehr zufrieden mit dem Inventurmodul und der Möglichkeit, Bestandsberichte zu drucken". Mit TriSys/G-plan besteht auch die Möglichkeit einen Barcodeleser zu verwenden.   
Aufbereitungskosten für Verkaufswagen
Zwei der Mechaniker von eCAR arbeiten hauptsächlich mit der Fahrzeugaufbereitung. Um ein echtes Bild davon zu erhalten, wie viele Ressourcen für jedes verkaufsfertige Fahrzeug investiert werden, werden Verkaufswagen in TriSys/G-plan mit eCAR als Kunde registriert. "Auf diese Weise habe ich den vollständigen Überblick darüber, wie viel Zeit, Verbrauchsmaterialien und Teile für jeden Verkaufswagen aufgewendet wurden. Wenn ein Auto verkauft wird, kann ich dann einfach unseren Gewinn berechnen", sagt Marianne.  

Aufbereitungskosten für Verkaufswagen
Zwei der Mechaniker von eCAR arbeiten hauptsächlich mit der Fahrzeugaufbereitung. Um ein echtes Bild davon zu erhalten, wie viele Ressourcen für jedes verkaufsfertige Fahrzeug investiert werden, werden Verkaufswagen in TriSys/G-plan mit eCAR als Kunde registriert. "Auf diese Weise habe ich den vollständigen Überblick darüber, wie viel Zeit, Verbrauchsmaterialien und Teile für jeden Verkaufswagen aufgewendet wurden. Wenn ein Auto verkauft wird, kann ich dann einfach unseren Gewinn berechnen", sagt Marianne.  

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Arbeitszeitregistrierung auf Tablet
Mit TriSys/G-plan ist es auch einfach, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu registrieren. eCAR hat nur zu diesem Zweck ein Tablet installiert, das alle Mitarbeiter für die Arbeitszeiterfassung verwenden. Das Tablet ist so eingerichtet, dass es nur für diesen Zweck verwendet werden kann und befindet sich direkt am Personaleingang.

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Neuheiten und Support
TriSys/G-plan wird kontinuierlich weiterentwickelt und Benutzer werden über das System über neue Funktionen und mögliche Korrekturen benachrichtigt. "Viele neue Funktionen wurden in der Zeit hinzugefügt, in der wir TriSys/G-plan angewendet haben, und ich denke, es war einfach, auf dem neuesten Stand zu bleiben. Wenn es Neuigkeiten gibt, sehe ich es sofort, wenn ich mich am System anmelde. Die Nachrichten werden ausführlich mit Text und Bildern beschrieben, so dass es leicht ist, sie zu verstehen. Auf diese Weise kann ich auch sofort feststellen, ob die Neuheiten für unsere Nutzung von TriSys/G-Plan relevant sind – oder ob es sich um eine neue Funktion handelt, die wir mit Vorteil nutzen können."

eCAR blickt in die Zukunft
Mit stetig steigenden Kunden- und Umsatzzahlen blickt eCAR zuversichtlich in die Zukunft. "Ich glaube, dass TriSys/G-plan zu unserem Wachstum beigetragen hat, indem das System administrative Zeit frei gemacht hat. Mit TriSys/G-plan haben wir eine noch bessere Gelegenheit, genau zu sehen, wofür wir unsere Zeit verbringen. Unser Werkstattbetrieb ist effizienter geworden und wir haben mehr Zeit bekommen, uns um das zu kümmern, was uns am nächsten liegt – nämlich unsere Kunden", so Marianne abschließend.

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