Et lille bilværksted i Bayern - to mænd, to lifte. Det lyder som et fredfyldt liv. Og sådan var det tænkt, da Hannes Weinzierl blev selvstændig i sin fars tidligere værksted. Men drømmen om idyllen brast næsten – på grund af det administrative arbejde.
"Det var bagsiden af medaljen, ulempen ved at være selvstændig," fortæller den 43-årige Weinzierl, der grundlagde "Weinzierl und Hoos GbR" sammen med Tobias Hoos (26) for fire år siden i den lille by Valley. De to iværksættere gemte scanninger af køretøjets registreringsdokumenter på computeren i en mappe sammen med breve, arbejdskort og vigtige noter på kunderne og deres køretøjer. En anden mappe indeholdt ordrer og fakturaer fra Wiesböck, deres fortrukne reservedelsgrossist. "I de senere år har vi løbende investeret i 'hardware' og købt for eksempel nye lifte og en ny dækmonteringsmaskine, men vi har forsømt 'softwaren'," griner Hoos. Weinzierl er enig: "At styre et værksted på den måde er både tidskrævende og komplekst – og det var vi begge trætte af."
Det var slet ikke det der var meningen
Det hele startede med gode intentioner: "Jeg ønskede at undslippe stresset fra mit tidligere job. Derfor genoplivede jeg min fars garage," siger Weinzierl, der tidligere har arbejdet som ingeniør. Hans kollega Hoos var nyuddannet mekaniker på det tidspunkt. Siden åbningen for fire år siden er kundebasen vokset til en radius på omkring 15 kilometer. "Vi er en lille virksomhed, så vi har hænderne fulde," siger Weinzierl. I takt med at antallet af kunder voksede, voksede papirarbejdet eller – som bureaukraterne ville kalde det – den administrative byrde imidlertid også.
Her kom værkstedets reservedelsgrossist Wiesböck, værkstedet til undsætning – med værkstedsstyringssystemet WieSys. Bag navnet WieSys, gemmer sig det af Triscan udviklede system TriSys, der de seneste fire år har bevist sit værd i de skandinaviske lande. Nu tilbyder danskerne også systemet på det tyske marked i samarbejde med reservedelsgrossister.
"Danmark er et par skridt længere fremme i digitaliseringen, end vi er her i Tyskland," siger Hoos begejstret. Sammen med det danske softwareteam i Brabrand var det slet ikke noget problem at sætte det nye program op. "Bortset fra små ting, der stadig skulle justeres. I Danmark er det for eksempel kutyme at runde op til nærmeste ti øre, hvilket skattevæsenet i Tyskland ikke tolererer,” siger Weinzierl. Som en af de vigtigste funktioner beskriver ingeniøren integrationen til ATEV's og Wiesböcks onlinekataloger, som tilgås direkte fra WieSys. "Denne integrationsmulighed tilbyder Triscan til alle reservedelsgrossister, der forhandler systemet, hvilket gør TriSys interessant for værksteder i hele Tyskland," siger Hoos.
Livet på kontoret er blevet lettere
Weinzierl og Hoos har arbejdet med WieSys siden efteråret sidste år og bruger det i vid udstrækning. "Vi kan skabe en ny kunde meget hurtigt og bruge dataene direkte til marketingkampagner via e-mail eller påmindelser om serviceeftersyn," fortsætter Weinzierl. "Vi bruger systemet til kundestyring, fakturering og reservedelsbestilling. Køretøjsdata overføres til reservedelsprogrammet, de nødvendige reservedele udvælges og overføres herefter automatisk til fakturaprogrammet. Vi laver alle tilbud i WieSys. Sammenlignet med tidligere er vores liv på kontoret blevet meget lettere." Han behøver ikke engang at sidde på kontoret længere. WieSys fungerer på alle enheder såsom pc'er, tablets eller smartphones. Fordi det er en cloudbaseret løsning, er kravene til hardware lave.
Tobias Hoos foreslog nogle små ting som forbedringer, som Triscan har implementeret. For eksempel at slette et arbejdskort eller tilføje en dato til kassebogen. "Derudover kan hver bruger selv ændre alle parametre med et par museklik. For eksempel, hvis vi skal ændre moms. Så vidt jeg ved, er dette system unikt i denne form," siger Hoos. For fremtiden overvejer de to iværksættere allerede yderligere trin såsom online reservation af en aftale. "Griber vi det rigtigt an, kan det tage lette vores arbejdsdag yderligere," er Weinzierl sikker på.
Triscan arbejder på videreudvikling
TriSys er skabt på baggrund af mange diskussioner med forhandlere og værksteder. Hos Triscan har man samlet mange landes ønsker for at tage højde for regionale forskelle og skabe den "perfekte løsning". Målet er naturligvis kundeloyalitet, men også klart intentionen om at styrke reservedelsgrossisternes konkurrenceevne. Men fordi ikke alle værksteder er ens, er TriSys modulopbygget: Hvis forretningsområderne ændres eller udvides, vokser TriSys simpelthen med det. For eksempel med et dækhotel eller en udlejningstjeneste.