En liten bilverkstad i Bayern - två män, två liftar. Det låter som ett fredlig liv. Och det var så det var tänkt när Hannes Weinzierl blev egen företagare i sin pappas tidigare verkstad. Men drömmen om idyllen sprack nästan – på grund av det administrativa arbetet.
"Det var baksidan av medaljen, nackdelen med att vara självständig", säger den 43-årige Weinzierl, som grundade "Weinzierl und Hoos GbR" tillsammans med Tobias Hoos (26) för fyra år sedan i den lilla staden Valley . De två företagare förvarade skanningar av fordonsregistreringshandlingarna på datorn i en mapp tillsammans med brev, arbetskort och viktiga anteckningar om kunderna och deras fordon. En annan pärm innehöll beställningar och fakturor från Wiesböck, deras föredragna reservdelsgrossist. "De senaste åren har vi kontinuerligt investerat i "hårdvara" och köpt till exempel nya liftar och en ny däckmonteringsmaskin, men vi har försummat "mjukvaran", skrattar Hoos. Weinzierl håller med: "Att driva en sådan verkstad är både tidskrävande och komplext – och vi var båda trötta på det."
Det var inte alls meningen
Allt började med goda intentioner: "Jag ville slippa stressen från mitt tidigare jobb. Det var därför jag återupplivade min pappas garage", säger Weinzierl, som tidigare arbetat som ingenjör. Hans kollega Hoos var nyutbildad mekaniker på den tidpunkt. Sedan öppningen för fyra år sedan har kundkretsen växt till en radie på cirka 15 kilometer. "Vi är ett litet företag, så vi har händerna fulla", säger Weinzierl. I takt med att antalet kunder växte ökade också pappersarbetet eller – som byråkraterna skulle kalla det – den administrativa bördan.
Det var här verkstadens reservdelsgrossist Wiesböck kom till undsättning – med verkstadsstyrning systemet WieSys. Bakom namnet WieSys ligger TriSys-systemet utvecklat av Triscan, som har bevisat sitt värde i de skandinaviska länderna under de senaste fyra åren. Nu erbjuder danskarna också systemet på den tyska marknaden i samarbete med reservdelsgrossister.
”Danmark ligger några steg längre fram i digitaliseringen än vad vi är här i Tyskland”, säger Hoos entusiastiskt. Tillsammans med det danska mjukvaruteamet i Brabrand var det inga problem att sätta upp det nya programmet. "Förutom småsaker som fortfarande behövde justeras. I Danmark är det till exempel brukligt att avrunda till närmaste tio öre, vilket skattemyndigheterna i Tyskland inte tolererar", säger Weinzierl. Som en av de viktigaste funktioner, beskriver ingenjören integrationen till ATEV:s och Wiesböcks onlinekataloger, som nås direkt från WieSys. "Denna integrationsmöjlighet erbjuds av Triscan till alla reservdelsgrossister som säljer systemet, vilket gör TriSys intressant för verkstäder i hela Tyskland", säger Hoos .
Livet på kontoret har blivit lättare
Weinzierl och Hoos har arbetat med WieSys sedan hösten förra året och använder det flitigt. "Vi kan skapa en ny kund väldigt snabbt och använda data direkt för e-post marknadsföringskampanjer eller servicepåminnelser", fortsätter Weinzierl. "Vi använder systemet för kundhantering, fakturering och reservdelsbeställning. Fordonsdata överförs till reservdelsprogrammet, nödvändiga reservdelar väljs ut och överförs sedan automatiskt till fakturaprogrammet. Vi gör alla erbjudanden i WieSys. Jämfört med tidigare, är vårt liv på kontoret blivit mycket lättare." Han behöver inte ens sitta på kontoret längre. WieSys fungerar på alla enheter som datorer, surfplattor eller smartphones. Eftersom det är en molnbaserad lösning är hårdvarukraven låga.
Tobias Hoos föreslog några små saker som förbättringar som Triscan har implementerat. Till exempel att ta bort ett arbetskort eller lägga till ett datum i kassaboken. "Dessutom kan varje användare själv ändra alla parametrar med några få musklick. Till exempel om vi behöver ändra moms. Så vitt jag vet är det här systemet unikt i den här formen", säger Hoos. För framtiden överväger de två företagare redan ytterligare steg som onlinebokning av tid. "Om vi gör det rätt kan det lätta vår arbetsdag ännu mer", är Weinzierl säker.
Triscan arbetar med vidareutveckling
TriSys skapades på grund av många diskussioner med återförsäljare och verkstäder. Hos Triscan har många länders önskemål sammanförts för att ta hänsyn till regionala skillnader och skapa den "perfekta lösningen". Målet är givetvis kundlojalitet, men också helt klart avsikten att stärka reservdelsgrossisternas konkurrenskraft. Men eftersom inte alla verkstäder är likadana är TriSys modul byggd: om affärsområdena förändras eller utökas så växer TriSys helt enkelt med det. Till exempel med ett däckshotell eller en uthyrningstjänst.