In der südschwedischen Stadt Hässleholm haben wir Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB besucht. Der 42-jährige David Storm übernahm 2013 die Werkstatt, die ursprünglich 1981 gegründet wurde. Seit der Übernahme ist es ihm und seinem Team gelungen, das Unternehmen auf beeindruckender Weise weiterzuentwickeln und den Umsatz zu vervielfachen. Im Herbst 2024 wechselte das Unternehmen sein bisheriges Werkstatt- und Kundenmanagementsystem zu TriSys – und sie haben es in keiner Weise bereut.
Auf einer Haus-Messe von BDS in Göteborg, stieß David Storm erstmals auf TriSys. Anschließend besuchte Andreas Lundgren von der HDBsystem AB (TriSys-Händler) die Werkstatt und am selben Tag entschied sich David Storm von Infoflex auf TriSys umzusteigen.
"Wir wollten ein flexibles und benutzerfreundliches System mit Entwicklungsmöglichkeiten und das haben wir mit TriSys bekommen! Unsere Ideen und Wünsche werden an die Systementwickler weitergegeben – und schon mehrmals haben wir erlebt, dass sie in einer absolut unglaublichen Geschwindigkeit umgesetzt werden.”
David Storm mit seiner Frau Therese, die auch bei Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB arbeitet.
Beim Kundenempfang werden alle wichtigen Funktionen einfach und intuitiv in TriSys abgewickelt. Angebote werden erstellt und können problemlos in Arbeitsaufträge umgewandelt werden. Benötigte Ersatzteile werden bestellt und ein Termin im Werkstattkalender gebucht. Falls ein Kunde einen Leihwagen benötigt, erfolgt hier auch die Verwaltung der Mietwagen.
"Die Angebote sind im Handumdrehen vorbereitet. In unserer Lösung importiert TriSys Arbeitszeiten von Autodata über BilXtra. Obwohl BilXtra unser bevorzugter Ersatzteillieferant ist, haben wir auch direkten Zugang zu anderen Katalogen über TriSys – darunter Mekonomen. Gleichzeitig nutzen wir das Lagermodul und den Barcodescanner des Systems, um gängige Verbrauchsmaterialien wie Motoröl, Glühbirnen usw. zu verwalten."
David Storm möchte eine moderne Werkstatt – sowohl intern als auch extern – betreiben, und TriSys trägt dazu maßgeblich bei.
"Wir verbringen einfach weniger Zeit mit administrativen Aufgaben – und das ist deutlich daran zu erkennen, dass wir eine deutliche Erhöhung der abrechenbaren Zeit haben. Es ist auch für unsere Kunden einfacher geworden, bei uns Kunde zu sein. Kunden, die es so bevorzugen, können selbst online einen Termin vereinbaren. Die Kommunikation mit Kunden erfolgt problemlos über die 2-Wege-SMS-Funktion des Systems, die auch die elektronische Unterzeichnung von Angeboten unterstützt. So vermeiden wir vergebliche Anrufe – oder zu einem für den Kunden ungünstigen Zeitpunkt – und stellen sicher, dass die rechtliche Grundlage für unsere Arbeit vorhanden ist. Mit unserer NETS-Lösung ist die Zahlung für den Kunden zudem problemlos per Kreditkarte oder Smartphone möglich."
In der Werkstatt arbeiten drei Mechaniker, die sich alle per Smartphone in den ihnen zugewiesenen Aufgaben ein- und ausloggen. In Fällen, in denen es notwendig ist, kann ein Foto von Mängel eines Fahrzeugs gemacht werden und zur Dokumentation direkt hochgeladen werden.
Ungefähr die Hälfte der Kunden von Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB sind Privatkunden
"Wir sind sehr zufrieden mit der Möglichkeit der Fotodokumentation und nutzen sie viel im Dialog mit unseren Kunden. Gleichzeitig wird die ausgeführte Arbeit automatisch und digital über digitalservicebook.com registriert. So haben Kunden einfachen Zugang zu und vollständige Kontrolle über die Servicehistorie ihres Fahrzeugs.”
Bei Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB sind die Hälfte der Kunden Geschäftskunden
Die Kunden sind 50/50 zwischen Privat- und Geschäftskunden aufgeteilt. Dasselbe gilt für die ca. 500 Radsätze, für die das Reifenlager der Werkstatt Platz hat und die im TriSys verwaltet werden. Mit nur einem Klick wird ein Radwechsel zu der Arbeitskarte eines Fahrzeugs hinzugefügt, das einen Radsatz im Reifenlager aufbewahrt. Als zusätzlichen Service für Kunden, die Fahrzeuge außerhalb der regulären Öffnungszeiten abgeben oder abholen möchten, verfügt die Werkstatt über einen Schlüsselschlitz zum Abgeben sowie ein Schlüsselkastensystem mit drei Fächern für Abholung, die mittels einem per SMS gesendeten Code bedient werden kann.
Im Zusammenhang mit dem Wechsel zu TriSys wurde auch das Finanzsystem des Unternehmens von Visma zu Fortnox geändert.
Reifenlager mit Platz für 500 Radsätze bei Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB
"Die Arbeit mit der Buchhaltung ist nun weniger zeitaufwendig und unser Buchhalter stimmt die Konten jetzt nur noch einmal pro Woche ab."
David Storm schätzt auch sehr, dass TriSys auf Benutzerebene nicht lizenzgesteuert ist. Alle Mitarbeiter haben Zugang über PC, Tablet oder Smartphone.
"Ich nutze oft und auch von zuhause aus dem Zugriff über ein Tablet. Es kann abends sein, wenn ich mir einen Überblick verschaffen will – oder wenn ich von zuhause aus arbeite."
Die TriSys-Lösung bei Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB
TriSys ist modular, sodass es an jede einzelne Werkstatt angepasst werden kann. Zusätzlich zur Standardlösung verwendet Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB folgende Module:
- Erweiterte Suche über Kennzeichen = 1 Klick, um sowohl Fahrzeug- als auch Besitzerinformationen zu erhalten
- 2-Wege-SMS-System / SMS-Digitalsignatur
- Online-Terminbuchung
- Reifenlager
- NETS integrierte Zahlungslösung
- Lagermodul
Zusätzliche Integrationen:
- HaynesPro
- Autodata
- Autofrontal
- Alldata
- DigitalServicebook
- Fortnox (ERP)
Über Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB
Empfang/Anmeldung bei Bil & Husvagnsservice / Däckexperten AB
1981 gründeten Bengt Malm und Jan Bjerkebo in Hässleholm den Bil & Husvagnsservice HB. Die beiden Freunde arbeiteten seit 1977 in einer autorisierten Toyota-Werkstatt.
Wie der Firmenname andeutet, arbeitete die Werkstatt ursprünglich sowohl mit Autos als auch mit Wohnwagen. Heute werden jedoch hauptsächlich Fahrzeuge in der Werkstatt gewartet und repariert.
David Storm (derzeitiger Eigentümer) wurde 2002 selbst als Mechaniker bei Bil & Husvagnsservice HB ausgebildet.
Im Oktober 2013 übernahm David Storm das Unternehmen, das gleichzeitig seine Geschäftsform in eine Aktiengesellschaft – Bil & Husvagnsservice AB – änderte.
Nach der Übernahme wurden die Räumlichkeiten renoviert und mit zwei Hebebühnen erweitert, sodass die Werkstatt heute insgesamt vier Hebebühnen zur Verfügung hat. Gleichzeitig wurden Investitionen in moderne Diagnosegeräte und IT getätigt.
2023 wurde das Unternehmen zu einem Reifenzentrum – Däckexperten – erweitert.