Eine kleine Autowerkstatt in einer kleinen oberbayrischen Gemeinde – zwei Mann, zwei Hebebühnen. Das klingt nach einem beschaulichen Leben. Und so war es auch gedacht, als sich Hannes Weinzierl in der ehemaligen Werkstatt seines Vaters selbstständig gemacht hat. Aber beinahe wäre der Traum von der Idylle geplatzt – wegen des Papierkrams.
Foto: Weinzierl und Hoos GbR
„Das war die Kehrseite der Medaille, der Nachteil der Selbstständigkeit“, berichtet der 43-jährige Weinzierl, der zusammen mit Tobias Hoos (26) vor vier Jahren im kleinen Ort Valley die „Weinzierl und Hoos GbR“ gegründet hat: Scans der Fahrzeugscheine haben die beiden Unternehmer auf dem Rechner in einem Ordner abgelegt, zusammen mit den gängigen Briefbögen, Arbeitskarten und wichtigen Notizen zu den Kunden. Ein anderer Ordner wiederum enthielt Bestellungen bei und Rechnungen vom bevorzugten Teilehändler Wiesböck. „Wir haben in den vergangenen Jahren regelmäßig in die `Hardware´ investiert und beispielsweise neue Hebebühnen und eine neue Reifenmontiermaschine gekauft, aber die `Software´ haben wir vernachlässigt“, bringt es Hoos lachend auf den Punkt. Das sieht auch Weinzierl so: „Diese Form der Buchhaltung war sehr aufwendig. Wir hatten auf eine digitale Zettelwirtschaft beide keine Lust mehr.“
Die Stimmung kippt
Dabei hatte alles mit guten Vorsätzen begonnen: „Ich wollte dem Stress meiner vorherigen Arbeitsstelle entgehen. Deswegen habe ich die Autowerkstatt meines Vaters wiederbelebt“, erzählt Weinzierl, der zuvor als Ingenieur gearbeitet hat. Sein Kollege Hoos war damals frischgebackener Kfz-Meister. Der Kundenstamm ist seit der Eröffnung vor vier Jahren auf einen Umkreis von etwa 15 Kilometern angewachsen. „Wir sind ein kleiner Betrieb, damit haben wir alle Hände voll zu tun“, erzählt Weinzierl. Mit der Zahl der Kunden wuchs aber auch der Papierkram oder – wie Bürokraten es nennen würden – der Verwaltungsaufwand.
Foto: Hannes Weinzierl, Weinzierl und Hoos GbR
Schließlich war es der Teilehändler Wiesböck, der die Stimmung retten konnte – mit seinem Werkstatt-Management-System WieSys. Hinter dem Namen WieSys steckt eine Entwicklung des Großhändlers Triscan aus dem dänischen Brabrand. Das System heißt eigentlich TriSys und bewährt sich seit drei Jahren in den skandinavischen Ländern. Seit wenigen Monaten bieten es die Dänen auch auf dem deutschen Markt an – gerne mit dem Namen des entsprechenden Teilehändlers, hier als WieSys für Wiesböck.
„Dänemark ist in der Digitalisierung ganz offensichtlich einige Schritte weiter als wir hier in Deutschland“, erzählt Hoos begeistert. Zusammen mit dem dänischen Software-Team in Brabrand sei es überhaupt kein Problem gewesen, das neue Programm einzurichten. „Abgesehen von Kleinigkeiten, die noch angepasst werden mussten. So ist es beispielsweise in Dänemark üblich, auf den nächsten Zehner-Cent-Betrag aufzurunden, diese Funktion können wir in Deutschland natürlich nicht verwenden, das würde das Finanzamt überfordern“, sagt Weinzierl. Als eine der wichtigsten Funktionen beschreibt der Ingenieur die Möglichkeit, dass die dänischen Kollegen Schnittstellen zu den stationären Online-Katalogen der ATEV und Wiesböck programmiert haben, WieSys kann jetzt direkt damit kommunizieren. „Dieses Angebot macht Triscan allen Händlern, damit wird TriSys für Werkstätten in ganz Deutschland interessant“, meint Hoos.
Das Leben im Büro ist einfacher geworden
Weinzierl und Hoos arbeiten jetzt seit dem Herbst des vergangenen Jahres mit WieSys und nutzen es umfangreich. „Einen neuen Kunden können wir damit sehr schnell anlegen und die Daten auch gleich direkt für Marketing-Aktionen per E-Mail oder Erinnerungen an die Hauptuntersuchung und die Abgasuntersuchung nutzen“, schwärmt der Ingenieur. „Wir nutzen das System für die Kundenverwaltung, als Rechnungsprogramm mit Bestellmöglichkeit, können Fahrzeuge in das Teileprogramm übernehmen und sie zurück in das Rechnungsprogramm transferieren. Kostenvoranschläge machen wir nur noch über WieSys. Im Vergleich zu vorher ist unser Leben im Büro deutlich einfacher geworden.“ Dabei muss er nicht einmal mehr im Büro sitzen. WieSys funktioniert auf allen Endgeräten wie PC, Tablet oder Smartphone. Da es sich um einen Clouddienst handelt, sind die Anforderungen an die Hardware niedrig.
Foto: Tobias Hoos, Weinzierl und Hoos GbR
Einige Kleinigkeiten hat Tobias Hoos als Verbesserung vorgeschlagen, die Triscan umgesetzt hat. Beispielsweise eine Arbeitskarte zu löschen oder ein Datum im Kassenbuch hinzuzufügen. „Hinzu kommt, dass jeder Nutzer sämtliche Parameter mit einigen Mausklicks selbst ändern kann. Zum Beispiel, wenn wir die Mehrwertsteuer ändern müssen. Soweit ich weiß, ist dieses System in dieser Form einmalig“, sagt Hoos. Für die Zukunft denken die beiden Unternehmer schon an weitere Schritte wie die Online-Reservierung eines Termins. „Da gibt es zwar einige Stolperfallen zu berücksichtigen, aber klug angestellt, kann es wieder ein wenig Hektik aus dem Alltag nehmen“, ist Weinzierl sicher.
Triscan arbeitet an der Weiterentwicklung
Laut Aussagen der Triscan-Zentrale in Brabrand ist TriSys auf der Basis vieler Gespräche mit Händlern und Werkstätten entstanden. Die Experten aus Dänemark haben die Wünsche aus vielen Ländern gesammelt, um so auf regionale Unterschiede Rücksicht zu nehmen und die „perfekte Software“ zu schaffen. Ziel ist selbstverständlich die Kundenbindung, aber auch ganz klar die Absicht, den Mittelstand im Wettbewerb gegen die Fahrzeug-Hersteller zu stärken. Deswegen ist das Unternehmen bereit, Schnittstellen zu allen gängigen Katalogen einzurichten. Weil aber nicht jede Werkstatt alle denkbaren Funktionen benötigt, arbeiten die dänischen Experten gerade an einer „Light“-Version, die aber keine Einbahnstraße ist: ändern oder erweitern sich die Geschäftsfelder, wächst TriSys einfach mit. Zum Beispiel mit einem Räderhotel oder einem Mietservice.
Obwohl TriSys selbsterklärend ist, bietet das Unternehmen auch Online-Webinare an. Nach Absprache ist der Zugang zu einer Demo-Version möglich, unter der Telefon-Nummer 02374-5015-500 gibt es dazu weitere Informationen.